برنامه های آموزشی درون سازمانی «ویکی ایزو»

ما شما را با اصول انتخاب بهترین شرکت گواهی دهنده آشنا کرده و خود را در مسیر بهترین بودن قرار می دهیم :

نحوه ی انتخاب صحیح یک شرکت گواهی کننده (CB) یا ثبت کننده
امر ممیزی هنری است که از دیدگاه ممیزان و شرکت های ارائه کننده ی گواهینامه مختلف دارای مفهومی متفاوت است. تفسیر ممیز از الزامات و ثبات آنها ممکن است بر سازمان شما اثر مشخصی داشته باشد. شما باید متوجه موقعیت آنها در مسائل مهم تجارت خود باشید. شما به ممیزانی احتیاج دارید که بی طرف، با اخلاق و عمل گرا باشند و همچنین یک شرکت گواهی کننده ی با شهرت برای تامین دانش ویژه ی استاندارد و پشتیبانی برای مشتریان خود.اساسا هر ارتباط بلند مدتی با شرکت گواهی کننده قطعا با میزان شناخت و راحتی شما نسبت به آن شرکت مرتبط خواهد بود.

مشارکت شما با شرکت گواهی کننده رقابتی و خدمت محور برای گواهینامه ی سیستم مدیریت به سازمان شما کمک می کند متوجه مزایای ملموس زیر شوید :

• موثر تر شدن و کارآمدتر شدن در هزینه ها
• افزایش رضایت مشتری
• بهبود ارتباطات داخلی
• بهبود کیفی محصولات و خدمات
• رقابتی تر شدن در بازار ملی و جهانی

بنابراین در انتخاب یک شرکت گواهی کننده باید احتیاط کرد. فرایند انتخاب شما باید عوامل زیر را در بر داشته باشد:

1. یک شرکت گواهی کننده چیست؟

یک شرکت گواهی کننده، که ثبت کننده و CB نیز نامیده می شود، سازمان ثالثی (ثرد پارتی) است که همخوانی سیستم مدیریت سازمان شما را با الزامات استانداردها ارزیابی می کند و در صورت وجود تطابق گواهینامه اعطا می کند.

2. آیا شرکت گواهی کننده معتبر است؟

اعتبار یعنی شناخت رسمی شرکت گواهی کننده توسط شرکت اعتباربخشی (AB) که بیان می کند شرکت گواهی کننده برای اجرای گواهینامه سیستم مدیریت (مثلا ایزو 9001) برای سازمان ها در بخش های تجاری خاص دارای صلاحیت است. به صورت ساده، اعتباربخشی خود گواهینامه ای است برای شرکت گواهی کننده. شرکت های گواهی کننده درواقع با یک استاندارد ایزو (راهنما ی ایزوی 62) که بسیار مشابه ایزو 9001 است مطابق هستند. این تطابق به شما اطمینان می دهد که شرکت گواهی کننده پروتوکل های لازم را رعایت می کند و با عملکرد تجاری سالم موافق است. مطمئن شوید که شرکت گواهی کننده شما معتبر است!

3. آیا ماخذ شرکت گواهی کننده را چک کرده اید؟

شرکت ثبت کننده باید در موضوع سیستم مدیریت با کسب اعتبار، سرمایه گذاری مشخصی کند و تخصص فنی خود را مدام توسعه دهد. منابع مفید برای انجام چنین تحقیقی ANAB؛ Quality Digest و Quality System Update هستند.
مشتریان قبلی شرکت گواهی دهنده چه می گویند ؟ از آنها استعلام بگیرید و ببینید در مورد شرکت چه می گویند؟ مشتریان واقعی می توانند برخی از بهترین اطلاعات را درباره ی شرکت ثبت کننده بدست آورند. وقتی که از مشتریان مصاحبه به عمل می آورید، از آنها بپرسید از چه مورد شرکت ثبت کننده راضی هستند و چه موردی را نمی پسندند. همچنی بپرسید آیا تا بحال مشکل خاصی داشته اند، اگر اینطور بود چه کاری درباره ی آن انجام دادند.

4. حق الزحمه برنامه کامل گواهینامه شرکت گواهی کننده چقدر است؟

هزینه ی خدمات شرکت گواهی کننده به اندازه و پیچیدگی سازمان شما، مقیاس ثبت سیستم مدیریت کیفیت و تعداد مکان های مدنظر بستگی دارد.
شما باید جزئیات هزینه یک ثبت نام 3 ساله معمول را مشخص و شفاف کنید. از شرکت های گواهی کننده جزئیات قیمت درخواست نامه، مدیریت، علامت اعتبارگذاری؛ هزینه های بررسی مستندات، ممیزی پیش از ارزیابی، ممیزی گواهینامه، تمام ممیزی های نظارتی در طول چرخه ی سه ساله و هر ایاب ذهاب و هزینه ی مرتبطی را درخواست کنید. مشخص کنید چه مواردی ضروری و چه کدام امور اختیاری هستند.
هزینه های جابجایی [مسافرت]، از قبیل بلیط هواپیما و رزرو هتل مقدار قابل توجهی از هزینه های ثبت کننده را شامل می شود. این هزینه ها بطور چشمگیری با استفاده از ممیزین محلی باکفایت توسط شرکت ثبت کننده کاهش می یلبد. وجود یک ممیز محلی همچنین انعطاف بیشتری در جدول زمان بندی فراهم می سازد. از وجود چنین مزییتی آگاه شوید و درمورد هزینه ی مسافرت مذاکره کنید.
معمولا، درقبال صرف زمان تیم ممیز شرکت در اجرای ممیزی و خدمات گزارش دهی از شما هزینه دریافت می شود. نرخ ها بسته به اینکه مسافرت و دیگر مخارج را نیز شامل می شوند یا خیر متغییر است.
ممکن است هزینه های خاصی بخاطر امور اجرایی و استفاده از علامت اعتبار گذاری شرکت گواهی کننده وجود داشته باشد.
تعداد روزهای ممیزی توسط خط مشی های IAF معین شده، با این حال بررسی کنید که شرکت گواهی کننده چطور تعداد روزهای ممیزی مورد نیاز برای سازمان شما را تعیین می کند.نحوه ی محاسبه به اندازه سازمان، پیچیدگی محصولات و پروسه ها ی شما بستگی دارد. حتما درباره ی جزئیات مرتبط با سیستم مدیریت کیفیت سازمان گفتگو کنید، درغیر اینصورت ممکن است در هزینه های برنامه ی گواهینامه اغراق شود.
بهترین کار سنجش تمام شرکت های گواهی کننده با معیار های قیمت گذاری گفته شده و ازبین بردن گزینه های غیرمعقول است. هزینه های به القوه پنهان شده را پیدا کنید. درباره این موارد سوال کنید: تعداد دفعات ملاقات، پرداخت جریمه در صورت تغییر تاریخ ممیزی؛ هزینه های مسافرت و یا هزینه های اجرایی که باید به مخارج دیگر افزوده شود؛ هزینه ی استفاده ی شرکت ثبت کننده از علامت ها؛ و هزینه ی فسخ قرارداد. مطمئن شوید ادعاها پاسخگوی سوالات شما باشند. از شرایط پرداخت شرکت ثبت کننده آگاهی پیدا کنید. بعضی از شرکت ها هزینه را قبل از ارائه خدمات دریافت می کنند.
به یاد داشته باشید اگرچه قیمت گذاری مهم است اما وقتی تمام معیار ها در بین شرکت های گواهی کننده مساوی بودند از این معیار به عنوان آخرین عامل استفاده کنید.

5. آیا شرکت گواهی کننده از پشتیبانی فنی و اجرایی محلی برخوردار است که براحتی در دسترس باشند؟

بطور ایده آل شما خواهان شرکت گواهی کننده ای هستید که خدمات فنی محلی ارائه می دهد و از طریق تلفن یا ای میل قابل دسترسی است. شما جواب های تخصصی و بی درنگ می خواهید. صلاحیت پرسنل پشتیبانی فنی بصورت مشخص بر روی نتیجه ی ممیزی اثر دارد.
پروسه های اجرایی شرکت گواهی کننده شمال موارد زیر است: انجام ممیزی های نظارتی به موقع برای اطمینان از بروز ماندن گواهینامه ی شما، تحلیل اعمال اصلاحی در دوره های زمانی مشخص؛ و تحلیل بی وقفه ی گواهینامه ها. سازمان پشتیبانی شرکت ثبت کننده را در نظر بگیرید، ماخذ ها را چک کنید و نتایج را با نظرسنجی های مستقل ترکیب کنید.

6. شرکت گواهی کننده از لحاظ انعطاف در زمانبندی چگونه عمل می کند؟ آیا می تواند خود را با تاریخ مورد نیاز شما برای اخذ گواهینامه وفق دهند؟

بهترین برنامه های زمانی هم هنگام اجرا یا ارتقا سیستم مدیریت دچار مشکل می شوند. علاوه بر اینکه ممیزان شرکت گواهی کننده هم افراد پر مشغله ای هستند و زمان در دسترس بود آنها محدود است باید به این نکته توجه داشت که اتمام سیکل صدور یک گواهینامه حداقل به 2هفته زمان نیاز دارد ، بنابر این به اعتبار شرکت هایی که برای صدور گواهینامه شما زمانی کمتر از این مدت را ارائه میدهند شک کنید !
شما می خواهید اطمینان داشته باشید که شرکت گواهی کننده انتخابی شما ممیزین محلی در اختیار دارد تا درصورت لزوم و در مدتی کوتاه با زمانبندی ممیزی شما همخوانی داشته باشد.
این انتظارات را درباره ی شرکت گواهی کننده ی خود بررسی کنید. اسامی ممیز ارشد و اعضای تیم ممیز کننده سازمان خود را بدست آورید، همچنین دردسترس بودن آنها را در زمان مورد انتظار برای ممیزی های نظارتی و گواهینامه خود مشخص کنید.

7. آیا شرکت گواهی کننده شرایط و الزامات اضافه ای در قرارداد ذکر کرده؟

کاملا در بین شرکت های گواهی کننده رایج است که در نسخه ی نهایی قرارداد الزامات اضافه ای ذکر کنند. زمانی که قرارداد را امضا می کنید، با تمام مواردی که شرکت ثبت کننده برای اجرا تصمیم گرفته موافقت می کنید. برای مثال، شرکت گواهی کننده ممکن است از ممیزان سازمان تان بخواهد در خارج از شرکت (و ترجیحا توسط خودشان ) آموزش ببینند. چنین الزامی در ایزو 9001 وجود ندارد. پی بردن به یک چنین الزاماتی در طول یک ممیزی بسیار دیر است.
پیش از امضای هر توافقنامه ای شرایط و ضوابط تعیین شده در قرارداد و سیاست های شرکت گواهی دهنده که مورد اجرای شماست را بررسی کنید. درصورت اقدام به اختلاف بر سر موضوعی پروسه ی انجام آن را یاد بگیرید. مراقب موقعیت هایی باشید که موجب تعلیق گواهینامه ی شما می شوند، از قبیل، عملی که در زمان مقرر انجام نشده، سواستفاده از علامت گواهینامه یا لوگوی ایزوی شرکت گواهی کننده، یا دیگر شروطی که تحقق نیافته اند. اگر تعلیق برطرف نشود، مشکلات جدی رفع نگردد یا موفق به پرداخت هزینه به شرکت گواهی کننده نشوید ابطال گواهینامه اتفاق می افتد.
قبل از امضا زمانی را با پرسنل بازاریابی شرکت گواهی کننده صرف درک تمام شرایط و ضوابط قرارداد نمایید. در صورت لزوم، قرارداد را مورد موشکافی قانونی قرار دهید تا از حقوق و برتری ها ی خود در ارتباط تجاری با شرکت گواهی کننده مطمئن شوید. اصطلاح لاتین Caveat-emptor (به معنی خریدار مواظب باش!) باید چراغ راه شما باشد.
همچنین درمورد بررسی کیفیت ممیز، آموزش، ارزیابی درحال انجام، دسترسی محلی شرکت گواهی کننده جدیت به خرج دهید.

8. شرکت گواهی کننده چگونه اختلافات یا تفاوت های موجود در تفاسیر را حل می کند؟

اختلاف نظر حقیقت زندگی است. نکته آنجاست که اختلافات را بطور سازنده برطرف کنیم. تمام شرکت های گواهی کننده دارای پروسه ی کاری رسمی هستند، اما بسیار آسانتر خواهد بود اگر یک متخصص فنی در اداره ی اصلی شرکت ثبت کننده یا در صورت امکان بصورت محلی وجود داشته باشد، که بتواند مسائل به وجود آمده را همزمان حل کند.
بسیاری از شرکتهای گواهی کننده کاملا به ریسک بی طرف نبودن ممیز آگاه هستند و برنامه های آموزشی داخلی دارند تا مطمئن شوند ممیزین همه در یک خط فکری در تفسیر الزامات قرار دارند. بعضی از شرکت ها حتی به انتشار تفاسیر استاندارد می پردازند.
از شرکت گواهی کننده بپرسید برای مقابله با این ریسک چه می کنند و اگر تفاسیر منتشر کرده اند یک نسخه از آن تهیه کنید، با دقت آن را مطالعه کنید و ببینید آیا با درک شما و برای استفاده ی سازمان تان همخوانی دارد. در غیر این صورت پیش از پذیرش همکاری به سطحی دلخواه و شفاف برسید.

9. قابلیت اعتماد

در مسیر ارتباط شما با شرکت گواهی کننده، اطلاعات زیادی درباره ی سازمان تان به دست می آید – سیاست ها، سیستم ها، محصولات، پروسه ها، فناوری و غیره. شما باید ببینید شرکت گواهی کننده در ایجاد امنیت درباره ی این اطلاعات چه مقدار قابل اعتماد است.
جدا از شرکت گواهی کننده بخواهید توافقنامه ای را امضا کند که اطمینان می دهد چنین اطلاعاتی دربرابر تمام استفاده های نامناسب و غیر قانونی توسط شرکت گواهی کننده، پرسنل و مامورین آن محافظت می شود.

10.شرکت گواهی کننده چه اطلاعاتی از شما می خواهد؟

شرکت گواهی کننده معمولا بسته درخواست اطلاعاتی می فرستد که حاوی یک پرسشنامه است. آنها از اطلاعات برای طراحی برنامه ی گواهینامه ی شما استفاده می کنند و هزینه ی آن را برای سازمان تان برآورد می سازند.

اطلاعات درخواستی معمولا به شرح زیر است:

• جزئیات سازمان شما از قبیل اندازه، تعداد تاسیسات، قسمتها، نوع عملیات تولیدی، تجهیزات و غیره.
• نوع صنعت شما؛ محصولات و خدمات؛ و پروسه های تجاری برای اطمینان از کفایت شما برای دریافت خدمات گواهینامه.
• معیار پیشنهادی شما برای ثبت نام بر حسب : تعداد سایتها، پروسه ها، و تنوع محصولات و خدمات.
• تاریخ های ترجیحی شما برای بررسی مستندات، پیش سنجش، و ممیزی ثبت.
• راه تماس با نمایندگان مدیر اجرایی و کیفیت.

بسیار اطلاعات دیگری وجود دارد که در پرسشنامه از شما می خواهند. در زمان تکمیل پرسشنامه فقط بطور خودکار اطلاعات را فراهم نکنید، با آنها به گفتگو بپردازید (ترجیحا بطور حضوری با پرسنل فروش/بازاریابی آنها گفتگو کنید)، تا اینگونه نوع استفاده از اطلاعات را مشخص کنید.

سخن پایانی

یک شرکت گواهی کننده خوب شریکی باارزش و منبعی مفید در نگهداری و توسعه ی سیستم مدیریت کیفیت شماست. یک شرکت گواهی کننده خوب شناخت خارجی سازمان شما را تسهیل می کند و قدرت رقابت شما را ارتقا می دهد. امیدواریم این نکات برای شما مفید بوده و بدانید «ویکی ایزو» به تمام اصول حرفه ای و اخلاقی به عنوان یک شرکت گواهی دهنده ایزو پایبند می باشد .